ScanSnap cloud に変えて書類整理が劇的に楽になった!

ScanSnap iX500を愛用しています。

ことの始まりはミニマリストになりたいと思って断捨離を始めたことです。(レビュー記事)

今まではScanSnapで読み取ったデータはPC(Mac mini)に取り込んでいました。

本の自炊はフォルダ取り込み、通常の書類、レシート、名刺はEvernoteにと、それぞれの用紙タイプによって個別に設定した読み取り設定を呼び出してから、読み取りを行っていました。

それでもすごく便利に感じて、毎日のルーティンとしての書類整理を行っていました。

ところが、2018年10月、Mac miniが起動しなくなり、Mac miniからMacBookにアプリを移し替えようと設定していたら、ScanSnap cloudを知りました。

これは、PCを介さずに直接クラウドにデータを送付できる無料サービスです。

使用してみてあまりにも便利で、今まで知らなかったことを後悔したほどです。

では紹介します。

設定

▲ぼくはMacで設定しました。スマホアプリでも設定が可能でcq

ScanSnap Homeのプロファイル設定で「ScanSnap cloud」に送るを選択します。

そして文書、名刺、レシート、写真の4つのパターンに対して、それぞれどのクラウドサービスに送るのか、両面なのか片面なのかなどを設定します。

ぼくはすべてEvernoteを選択しました。

さっそく読み取り

▲ScanSnapのボタンの点灯が2色に変わっていました。

これはcloudを利用するという目印なのでしょうか。

▲まずはレシートを読み取ってみました。

いつもは、レシートの読み取り設定を呼び出してたら読み取るのですが、何もせずにいきなりスタートボタンを押して読み取らせました。

▲すると自動的にレシートととして認識し、レシートの日付と店名がタイトルに入りました。

EvernoteのReceiptというノートブックに入っています。

これはすごいです。

今までやっていた作業が2つ(読み取り設定を呼び出す、タイトルかタグをつける)、自動化されました。

しかも、今までは読み取ってPC側で文書の認識が終了するまで、次の読み取りができなかったのですが、どんどん次の読み取りができます。

はがきも通常文書も自動でタイトル付けしてくれる

▲はがきはきちんと郵便はがきというタイトルが付きました。

▲通常の文書は一番上に書かれたタイトルを読み取ってくれています。

まとめ

ScanSnap cloudの説明を読んで、最初はこれがどれほど便利なのかを理解できませんでした。

実際に使ってみて、今まで使用していなかったことを後悔しました。

便利な点は以下です。

  • 読み取りを待つ必要がなくばんばん読み取れる
  • レシート、名刺など種類を自動判定
  • タイトルを読み取ってくれる

今まで手作業で やっていた3つのことが自動化され、書類読み取りの手間と時間が大幅に削減できました。