椋 寛之 心理学ジャーナリストの佐々木正悟さんの著書『仕事の渋滞は「心理学」で解決できる』を読みました。
ぼくがスマホアプリの｢たすくま｣を使って｢タスクシュート｣を初めてかれこれ、2ヶ月が経ちました。
ようやくすべての行動を記録するという習慣が身についてきた感じです。
佐々木正悟さんは、大橋悦夫さんとともに、｢シゴタノ｣というブログにてタスクシュートの効用を発信し続けています。
佐々木正悟さんの、タスク管理についての心理学的アプローチは、今までぼくが見聞きしてきた内容とは違っていてとても新鮮です。
本書を読んで、ぼくが取り入れたいと思った内容を3つまとめます。
仕事の渋滞は心理学で解決できる 受信トレイ→処理トレイ→アーカイブ
佐々木正悟さんは、タスクの処理を、メールの処理にたとえて解説しています。
受信トレイというのは、常に新しいものが追加されます。
受信トレイにタスクが追加されるたびに、受信トレイをチェックするのは非効率です。
受信トレイのチェックは決めた回数だけにして、その日に処理するタスクを処理トレイに移します。
処理トレイに入れたタスクを処理したらアーカイブします。
佐々木正悟さんの別の著書で、｢オープンリスト｣と｢クローズリスト｣という概念を知りました。
受信トレイは｢オープンリスト｣で、処理トレイは｢クローズリスト｣です。
処理トレイには、今日処理するタスクのみを入れて、それ以外のことはやらないという割り切りが必要です。
ぼくは｢たすくま｣に、朝の時点で｢やりたい｣ことをすべて入力してしまっています。
結果として、毎日未完了のタスクが大量に出てしまいます。
朝の時点では、やらないという割り切りができないのです。
｢たすくま｣は、タスクの見積もり時間を積み上げて終了時間を計算してくれます。
この機能に従って、｢やりたい｣ことをあきらめるようにしようと思います。
キリの悪いところで打ち切る
先送りを防ぐための有効な方法は、タスクを分割することです。
分割することで手をつけやすくなり、｢一歩前に進める｣ことができます。
とりあえず手を付けたら、やる気が出てくる場合があります。
その場合でもキリの悪いところで打ち切ることが重要です。
タスクはまとめて行うよりも、コマ切れにした方が結果的に早く終了します。
これは｢ツァイガルニク効果｣と呼ばれていて、途中の課題は記憶に残るのです。
まとめた方がいいものは、計画を立てる作業と、会議だけだと佐々木正悟さんは述べています。
同じ時間帯にやる
分割したタスクは、毎日やることでどんどん処理速度が上がっていきます。
毎日やるためには、毎日同じ時間帯にやることが重要です。
毎日確保できる時間帯を確保することで、毎日繰り返すタスクは抜けることなく進めることができます。
週に1回のタスクについては、必ず午前中に行うことが必要です。
時間があとになるほど、時間が確保しづらくなりますし、脳のリソースも減っていくからです。
ぼくは、起きる時間が一定にできていないため、毎日のタスクを同じ時間帯にやることができていません。
まずは毎日同じ時間に起きるということから始めていく必要があります。
まとめ
｢たすくま｣を使いこなすためには、タスクシュートの概念の理解が必要です。
佐々木正悟さんの心理学的解説により、タスクを前に進めて、先送りを防ぐための具体的方法を知ることができました。
やる気や、モチベーションに頼らずに、やるべきタスクを習慣化させて、少しずつ前に進められるようにしていきたいです。
